Réservation de stand - Salon de la Pass'Portes 2024 - Châtel

Article 1 – Organisation        
À l’occasion de l'événement Pass’Portes du Soleil 2024, le salon de la Pass’Portes du Soleil 2024 (ci-après « Salon ») est organisé par l’Association des Portes du Soleil – Territoire d'Événements (désigné ci-après « Association » ou « Organisateur ») dont les bureaux sont situés 1401, route de Vonnes 74390 Châtel, France – Tél. +33 4 50 73 32 54.            

Article 2 – Objet    
Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles l'Association organise et fait fonctionner ce lieu d’animation et d’exposition. Il précise les obligations et les droits respectifs de l’exposant et de l’organisateur. Le participant au salon s’engage formellement à respecter le présent règlement dont les conditions sont de strictes observances et opposables à tous les exposants. En outre, l’exposant s’engage à prendre connaissance et à accepter sans réserve les prescriptions édictées dans le « dossier exposant » qui lui a été remis notamment en matière de sécurité.    
Le présent règlement se substitue à toutes clauses contraires et notamment, aux conditions générales de l’exposant auxquelles celui-ci renonce expressément à se prévaloir. Il ne pourra être dérogé au présent règlement que par convention écrite spéciale conclue entre l'Association et l’exposant.                             

Article 3 - Conditions de participation     
Les exposants qui veulent participer doivent remplir le formulaire en ligne et faire parvenir à l'organisateur les pièces demandées. Tout envoi incomplet pourra justifier le rejet automatique de la demande.         
L’envoi par les exposants du formulaire complété vaut acceptation sans réserve du règlement général du salon.             
Dès que le plan général du salon est définitivement arrêté, l'organisateur le fait parvenir à l'exposant. L’implantation lui est attribuée en fonction des impératifs de répartition de l’ensemble des stands.        
Les sommes dues au titre de la facture devront être réglées avant le 1^er juin 2024. En cas de non règlement de la facture à l’échéance fixée, l’organisateur se réserve le droit d’annuler dans sa totalité la participation de son client.

Article 4 - Conditions d’admission         
L’envoi du dossier exposants par l’organisateur ne constitue pas un accord de participation. Les exposants qui voudront participer à la manifestation devront en faire la demande en retournant le formulaire complété. L’organisateur reçoit les demandes et statue souverainement, dans la limite des places disponibles, sur la participation au regard notamment de la compatibilité de la candidature et des produits, services présentés ou la nature de l’opération prévue, avec les impératifs d’homogénéité, d’équilibre, de sécurité et d’image du salon.      
L’organisateur a toute compétence pour accepter ou refuser une demande d’admission ainsi que pour déterminer l’emplacement des modules/structures. L’organisation n’est nullement tenue de motiver leur décision et le rejet d’un bon de commande ne donne lieu à aucune indemnisation, ni dommages et intérêts. L’admission au salon 2024 n’implique pas la participation aux salons des années suivantes.           
L’acceptation du formulaire exposants résulte de l’envoie par l’organisateur de la facture. L’admission de l’exposant devient alors ferme et définitive. Le droit résultant de l’admission est personnel et incessible.  
L’entreprise doit faire connaître à l’organisateur tout élément ou tout événement, survenu ou révélé depuis son admission, et de nature à justifier un réexamen de son admission au regard de l’article 3 du présent document.

Article 5 - Frais d’inscription et de participation      
Les tarifs de location des espaces et des prestations supplémentaires sont fixés par l’organisateur et sont indiqués sur le dossier exposants.
Les tarifs figurant sur le dossier seront applicables à tout exposant, quelle que soit sa qualité, quel que soit son espace. Aucune majoration, aucune réduction de tarif ne peut être appliquée à titre individuel ou collectif sauf accord spécifique.

Article 6 - Lieu et dates du Salon de la Pass’Portes 2024         
Le salon se tiendra dans la station de Châtel (74390) du 28 au 30 juin 2024 (installation le 27 juin 2024 ou avant si nécessaire en prenant contact avec l’organisateur). Les dates pourront cependant être modifiées par l’organisateur sans que l’exposant puisse s’y opposer ou réclamer une quelconque indemnité s’il était de l’intérêt de la manifestation, à charge pour l’organisateur d’en aviser par écrit l’exposant au plus tard deux mois avant son ouverture. En cas d’impossibilité de disposer de l’endroit prévu pour la tenue du salon, notamment du fait d’un tiers ou en cas de force majeure, l’organisateur après en avoir avisé l’exposant et sans que les conditions de sa demande d’admission ne soient modifiées notamment quant à son montant, aura la faculté de l’organiser sur un autre site si besoin était, sous réserve qu’il puisse être mis à disposition une surface similaire.
À défaut, l’organisateur pourra annuler purement et simplement la manifestation après avoir également avisé l’exposant et en ce cas, sa présente demande d’admission se trouvera alors résiliée de plein droit et ce sans indemnité pour l’exposant.
Dans ce cas, les sommes restant disponibles sur le montant des participations, après paiement de toutes les dépenses engagées par l’organisateur, seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux sans qu’ils puissent de convention expresse exercer un recours à quelque cause que ce soit contre l’organisateur.

Article 7 – Admissions          
L’organisateur se réserve le droit de refuser l’exposition de certains produits, comme la participation de certaines sociétés.            
Sont admis à participer en qualité d’exposants les organismes officiels et privés, les entreprises commerciales, les fédérations, les associations, les clubs et les groupements français ou étrangers ayant une activité commerciale ou non dans le domaine du cycle, du loisir sportif.    
Peuvent être exposés les produits et services intéressant directement ou indirectement les pratiquants et professionnels du cycle.

Article 8 - Règles commerciales
Tous articles exposés et tarifs affichés devront être conformes à une liste qui devra être présentée à l’organisateur pour validation des produits vendus.
En tout état de cause, aucun matériel ou marchandise exposé ne pourra être retiré des stands avant l’heure de la clôture officielle de la manifestation, sauf autorisation ou décision de l’organisateur.   
Tout exposant aura la faculté de la publicité à l’aide de circulaires, dépliants, etc.… uniquement dans l’emplacement qu’il occupe et pour les produits exposés par lui-même.    
Il est interdit de céder, sous-louer ou même prêter tout ou partie de l’espace loué. En conséquence, chaque exposant ne peut exposer que les objets, affiches ou enseignes de sa propre entité à l’exclusion de tout autre.           
Lorsqu’un agent représentant plusieurs exposants, voudra les grouper sur un même espace, pour en assurer plus facilement la surveillance, il devra justifier qu’il en est réellement l’agent autorisé, en présentant à l’organisateur l’accord des entités qui exposent sur son espace, et à la condition formelle que la participation spécifique aux exposants indirects ait été acquittée pour celles-ci.
Les exposants doivent scrupuleusement veiller à informer loyalement le public sur les qualités, les prix, les conditions de ventes et de garanties de leurs produits ou services de manière complète, objective et conforme à la réglementation.   
Ils ne doivent procéder à aucune publicité ou action susceptible d’induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale. Aucune exclusivité d’un type de produits ou d’un secteur d’activité n’est accordée aux exposants.             
L’exposant ne peut présenter sur son espace que les matériels, produits ou services liés à son activité mentionnés dans le formulaire, et conforme à la réglementation française ou européenne. Dans le cas contraire, il en assume l’entière responsabilité vis-à-vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne peut être engagée de leur fait.         
Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation, notamment en regard de la réglementation du travail, en matière douanière pour les matériels ou produits en provenance de l’étranger, et en matière d’hygiène. L’organisateur ne pourra, à aucun moment être tenus responsables des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet.

Article 9 - Plan de répartition   
L’organisateur établi le plan du salon.                   
L’attribution des espaces est effectuée par l’organisateur en tenant compte, dans la mesure du possible, des désirs exprimés par les exposants.
L’organisateur se réserve le droit de réduire la surface demandée et la nature de l’espace. Les exposants concernés seront prévenus au moment de la répartition. Il en va de même pour le lieu d’implantation. Les exposants ne pourront prétendre à une indemnité quelconque.        
L’attribution des angles ne pourra se faire qu’en fonction des possibilités.                  
L’exposant ne peut présenter sur son espace que les matériels, produits ou services liés à son secteur d’activité.            
L’organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les côtes indiquées et les dimensions réelles des espaces.

Article 10 - Tenue des Stands – Aménagement       
Tous les exposants – sans distinction – sont tenus d’être présents sur leur espace dès les horaires d’ouverture du salon. 
Il est interdit de laisser les produits couverts pendant les heures d’ouverture du salon. Aucune toile couvrant les objets exposés ou débris d’emballage pouvant nuire à l’aspect d’ensemble de l’exposition ne sera tolérée durant les heures d’ouverture.       
L’organisateur détermine dans le dossier exposant les modalités d’affichage, les conditions d’emploi de tous procédés sonores, lumineux ou audiovisuels, ainsi que les conditions dans lesquelles peut être organisé tout spectacle, attraction, opération promotionnelle, animation, sondage ou enquête d’opinion dans l’enceinte du salon. Pour toute demande, l’exposant devra se référer à l’organisateur.
L’organisateur détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vues ou de son sont autorisées dans l’enceinte du salon. L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général du salon ou gêneraient les exposants voisins ou le public, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément. L’organisateur peut revenir sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue du salon.            
L’exposant s’engage à ne pas démonter son stand avant la fin de la manifestation, soit le dimanche 30 Juin 2024 à 18h00.
L’exposant s’engage à aménager de son mieux son ou ses stands. Il veillera notamment à respecter les consignes de sécurité légales. Pendant la période d’installation et les heures d’ouverture au public, les exposants devront se conformer aux observations éventuelles du chargé de sécurité, dont la présence est une obligation de l’organisateur.         
L’exposant s’engage à respecter les dimensions des surfaces allouées et aménageront leurs espaces en tenant compte des stands mitoyens et voisins. Ils seront seuls responsables de leur aménagement.         
Dans le cas où l’exposant ne ferait pas une présentation suffisante de son stand, l’organisateur se réserve le droit de l’obliger à le modifier. Si aucune modification n’est apportée, l’organisateur se réserve le droit de fermer le stand sans aucune indemnité de remboursement.    
Pendant l’installation des stands, seuls les véhicules nécessaires au transport des matériaux ou marchandises seront autorisés à pénétrer sur les lieux d’exploitation. Ceux-ci ne devront pas gêner la circulation des autres véhicules et cette autorisation n’est valable que pendant le chargement et déchargement des marchandises.
La circulation des véhicules dans l’enceinte du village est strictement interdite pendant les heures d’ouverture du village. Seul le ravitaillement des stands sera autorisé à condition d’une libération une demi-heure avant l’ouverture du village.     
Pendant la durée d’exploitation, les exposants devront tenir la propreté de leur emplacement. Les déchets, ordures et emballages jetables devront être évacués dans les bennes installés à cet effet. Les exposants respecteront également dans la mesure du possible le tri sélectif.              
Dans le cas où l’exposant ne ferait pas une présentation suffisante de son stand, l’organisateur se réserve le droit de l’obliger à le modifier. Si aucune modification n’est apportée, l’organisateur se réserve le droit de fermer le stand sans aucune indemnité de remboursement.    
Pendant l’installation des stands, seuls les véhicules nécessaires au transport des matériaux ou marchandises seront autorisés à pénétrer sur les lieux d’exploitation. Ceux-ci ne devront pas gêner la circulation des autres véhicules et cette autorisation n’est valable que pendant le chargement et déchargement des marchandises.
La circulation des véhicules dans l’enceinte du village est strictement interdite pendant les heures d’ouverture du village. Seul le ravitaillement des stands sera autorisé à condition d’une libération une demi-heure avant l’ouverture du village.     
Pendant la durée d’exploitation, les exposants devront tenir la propreté de leur emplacement. Les déchets, ordures et emballages jetables devront être évacués dans les bennes installés à cet effet. Les exposants respecteront également dans la mesure du possible le tri sélectif.

Article 11 – Assurances
L'Association est responsable civilement en sa qualité d’organisateur du salon de la Pass’Portes dont elle assurera la réalisation. L’Organisateur souscrit auprès de sa compagnie d’assurance, une assurance couvrant sa responsabilité civile organisateur du salon. Cette responsabilité ne serait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers visiteurs ou aux exposants, ou par les exposants à des tiers ou à des visiteurs.
Il est rappelé que les biens stockés, exposés et prêtés (vélos, pièces…) restent sous la responsabilité de l’exposant, durant toute la durée de l’exposition aussi bien le jour et la nuit. L’organisateur ne pouvant à quelque titre que ce soit être recherché, tant sur le plan civil que pénal, concernant les produits exposés sur le Salon. L’exposant devra donc assurer son stand et son matériel contre toutes destructions, détériorations, le vol, les dégâts des eaux et l’incendie. L’exposant répond de tous les dommages causés à autrui par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. L’exposant doit obligatoirement être couvert par une police d’assurance en responsabilité civile individuelle assurance garantissant les risques liés à l’occupation d’un espace sur le salon (Responsabilité civile avec renonciation à recours envers l’organisateur et sa compagnie d’assurance).
Chaque exposant devra retourner l’attestation d’assurance insérée dans le dossier d’inscription dument remplie et signée.

Article 12 - Dégradation / État des lieux
Toutes les dégradations causées aux bâtiments, aux installations ou aux sols seront évaluées par l’organisation, et mises à la charge de l’exposant responsable des dites dégradations (les exposants sont responsables pour eux-mêmes et pour les entreprises travaillant pour leur compte).
Les exposants devront laisser les espaces dans l’état où elles les trouveront. Toute détérioration causée par leurs installations, leurs marchandises, leur personnel et leurs clients soit au matériel, soit enfin au sol occupé, seront évalués et mises à leur charge.

Article 13 - Défaut d’occupation
Les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés la veille de l’ouverture de la manifestation au public pourront être attribués à une autre société sans que l’exposant non installé puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui. En outre, l’organisateur se réserve de poursuivre le paiement du solde du prix exigible, malgré la non-participation, pour quelque raison que ce soit, de l’exposant inscrit.

Article 14 – Annulation
La réception par l’organisateur du seul engagement de participation, rend exigible le paiement de la totalité des sommes réclamées à celle-ci au titre de la participation au salon.
Cependant, si l’exposant porte à la connaissance de l’organisateur l’annulation de sa participation avant le 1er juin 2024, l’exposant sera débiteur à l’égard de l’organisateur, à titre de dommages et intérêts, de 50% des sommes dues au titre de sa participation. Si l’annulation parvient entre le 1er juin et le 15 juin 2024, le montant des dommages et intérêts sera de 75% des sommes dues. Au-delà, les sommes totales au titre de la participation de l’exposant seront dues en totalité. L’annulation sera envoyée par courrier recommandé à l’organisateur.
D’autre part, l’organisateur pourra être contraint de fermer le salon au public ou annuler une manifestation notamment en cas de force majeure. Les cas de force majeure justifiants la fermeture du village ou l’annulation de manifestation sont : toutes situations nouvelles, météorologiques, économiques, sanitaires, politiques ou sociales, à l’échelon local, national ou international, non prévisibles, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui comportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation.
Il est rappelé dans ce cas que l’organisateur ne pourra être tenu responsable des dommages liés à cette fermeture ou annulation. Dans le cas où pour une raison quelconque et pour des motifs entièrement indépendants de la volonté des opérateurs, le salon n’avait pas lieu, les demandes d’admission seront annulées purement et simplement. Dans ce cas, les sommes restant disponibles sur le montant des participations, après paiement de toutes les dépenses engagées par l’organisateur, seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux et ceci de convention expresse, sans qu’ils puissent exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l’organisateur.

Article 15 - Application du règlement
L’organisateur a le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter à celui-ci toute modification ou adjonction nécessaire qui deviennent immédiatement exécutoires. Les circulaires envoyées aux exposants ultérieurement feront partie intégrante du présent règlement.
Toute infraction au présent règlement peut entraîner l’expulsion de l’exposant contrevenant, et ce à la seule volonté de l’organisateur même sans mise en demeure, et ce sans remboursement du montant de sa participation ou d’une quelconque somme versée par lui qui restera acquise à l’organisateur. L’organisateur pourra disposer de la façon qui lui conviendra de l’emplacement devenu libre.

Article 16 – Compétences
En signant leur demande d’admission, les exposants déclarent accepter sans réserve les clauses du présent règlement dont seul le texte en langue française fait loi. En cas de contestation, et avant toute procédure, tout exposant s’engage à soumettre sa déclaration à l’organisateur du salon. En cas de contestation, seul le droit français est applicable, les tribunaux de Thonon-Les-Bains (Haute Savoie) sont seuls compétents.

 Voici une liste des établissements les plus proches de l'événement :